本私隱政策補充了芝商所同事私隱政策之規定，並說明芝商所為了因應新冠肺炎（COVID-19）疫情，會如何收集與處理擁有芝商所物理或邏輯存取權限的現任和前任僱員、內部顧問、承包商、臨時人員及代理商（統稱為「同事」、「您」、「您的」）的個人資訊。具體而言，您在進入我方設施時，可能必須依據芝商所規定，完成新冠肺炎的相關因應措施：
- 未來返回辦公室申請（若您計畫申請自願返回辦公室）；
- 篩檢問卷；
- 熱成像篩檢；和
- 我方設施內或其他地點的現場接觸者追蹤活動。
在執行上述作業的過程中，您可能必須提供個人資料，包括與您的健康有關的資訊，本政策後續將詳細說明。因此，本私隱政策出於補充目的，載明了我們如何使用和保護在新冠肺炎因應措施中收集的資訊，和您就您的個人資料擁有的相關權利。個人資訊或個人資料，係指可藉以識別您身份的任何個人相關資訊，但不包括匿名資料。
本私隱政策不構成任何僱佣合約或任何其他旨在提供服務之合約。為免疑義，本政策對任何特定人士的適用均無意改變您與我們的關係所導致的您的地位或狀況。
聘僱或委任您的芝商所實體，須對採用上述管道收集之個人資料的使用負責，且於「資料控管者」與「資料處理者」在實質上有所不同的國家，該實體應視為資料控管者。
此節說明在因應新冠肺炎所進行之職場措施中，處理個人資料的方式與目的，以及說明各因應措施可能收集之個人資料種類。這些措施可能由芝商所或透過第三方執行。請注意，這些因應措施可能因所在地點而有所差異。
未來返回辦公室申請表
打算返回芝商所設施上班的同事，無論是自願或非自願返回，皆須提交相關資訊。有關您返回辦公室所需提交的資訊，請參閱新冠肺炎與返回辦公室政策更新。此頁面將載明各芝商所辦公室的最新相關規定。
篩檢問卷
在您獲准進入芝商所設施之前，我們可能會要求您填寫篩檢問卷（後稱「問卷」），以確認您是否出現新冠肺炎症狀，或最近是否可能曾接觸新冠肺炎患者。問卷將要求您回答幾個問題，內容包含您的健康狀態、您的近期旅遊史和您與已感染或可能感染新冠肺炎之人員的可能接觸情況。在法律允許的範圍內，問卷亦可能要求您驗證您的疫苗接種狀態。此問卷之目的在於協助芝商所保護進入辦公室的人員，以及保護其他現場同事和訪客。在您抵達芝商所設施時，可能會有人要求您出示通行證。詳細資訊請參閱「返回辦公室之方法」。
體溫篩檢
我們可能會處理您的體溫資料。具體而言，我們可能篩檢進入我方設施的人員，檢查體溫是否過高，以確認您是否出現新冠肺炎症狀。
進入芝商所交易大廳的同事將必須進行體溫篩檢。
在進行體溫篩檢時，我們會收集我方體溫篩檢裝置在您測量時所顯示的體溫。當我們使用體溫判讀設備時，我們會使用能夠偵測您體溫的專業相機，若裝置感測到您可能發燒，將會另外拍下您的影像。我們在拍攝與儲存影像時所使用的設備，只有在數值顯示受測者可能體溫較高時，才會記錄體溫數據。該等設備不會錄製聲音，且芝商所針對體溫較高人員所收集的影像（包含其體溫數據），不會與能夠識別您身分的任何其他資訊進行連結。
在體溫讀取設備偵測到您的體溫之後，將會顯示綠色、紅色或藍色燈號，代表您是否准許進入任何芝商所設施。此顯示燈號只有芝商所全球安全（Global Security）人員才能夠看得到。若您的體溫數據高於華氏100.4度/攝氏37.8度，設備將會顯示紅色燈號，且相關人員會引導您至隱密區域，由芝商所健康管理中心人員進行評估。芝商所健康管理中心人員可能會登錄初步評估資訊。
對體溫高於華氏100.4度/攝氏37.8度的同事，我們可能會將您的體溫與您的姓名和僱員身分/識別證編號登記在一起，且您可能無法進入芝商所設施。芝商所可能會登錄相關資訊，以更新無法進入任何芝商所設施之同事的商業記錄。
接觸者追蹤
若任何同事經檢測呈現新冠肺炎陽性反應，我們將採用接觸者追蹤方法，找出和通知受感染同事可能接觸的其他職場同事。我們可能使用篩檢問卷所載資訊來聯繫檢測呈現陽性反應的同事。我們將訪談相關同事，且將運用樓層座位圖和識別證活動記錄。我們通常不會將受感染同事的身分揭露給其他同事或訪客。在芝商所設施以外的接觸者追蹤作業，將由相關政府主管機關負責。
會面和溝通
為了執行本私隱政策所述之新冠肺炎因應措施，我們可能會與您討論具體發現，或答覆您對我們提出的任何問題。舉例來說，在進行接觸者追蹤時，我們可能需要與您討論您曾進出的職場區域，或您接觸過的其他同事。此等溝通可能面對面、透過電話或以電子傳訊的方式進行。
請注意，我們可能使用網站或應用程式進行我們的任何新冠肺炎因應措施，並藉以取得本節所述之任何個人資料。該網站或應用程式亦可能收集您如何存取或使用該網站或應用程式的特定相關資訊，譬如您的IP位址、裝置代號或其他永久識別資訊。
我們亦可能向第三方取得資訊，譬如執行新冠肺炎檢測的實驗室。您若提供個人資料給第三方，則應遵循該第三方的私隱政策。
福利文件
為管理就因應新冠肺炎所提供的福利，我們可能會在法律允許的範圍內，收集與您或您同住家人之健康相關資料。芝商所人力資源福利部（Human Resources Benefits Department）或外部休假管理機構，可能會要求您提供您或家人的新冠肺炎檢測結果，和/或其他必要文件。我們將直接向您收集此資訊。詳細資訊請參閱新冠肺炎與返回辦公室更新。
芝商所將依據適用法律收集有關同事疫苗接種狀態的資訊。芝商所將收集疫苗接種狀態資料，以遵守與配戴口罩和維持社交距離有關的當地規定、管理芝商所的新冠肺炎有薪假（「PTO」）政策，和履行政府與其他監管機構的所有疫苗接種規定。
一般而言，我們通常僅會在下述情況下將本私隱政策所述之個人資料分享給非芝商所實體：(a) 依據法律規定有必要時（譬如：若規定須通報當地健康主管機關）；或 (b) 該實體為我們委任來協助執行我方新冠肺炎因應措施的實體，譬如我們的服務提供者、負責管理體溫篩檢或為有症狀同事提供建議的醫療人員，以及負責收集問卷回覆的應用程式提供者。
就芝商所內部而言，我們只會在必要時將本私隱政策所述之個人資料提供給芝商所人力資源部門、芝商所業務連續性管理部門（Business Continuity Management）、芝商所全球安全部門和芝商所健康管理中心人員以及您的主管/經理，以便我們達成本私隱政策所述之目的。您的主管/經理和上述芝商所部門人員，可能需要將您的狀況通知其他同事。您的疫苗接種狀態只會分享給有限的芝商所健康管理中心和芝商所人力資源部門人員，以執行本政策所述之活動，並遵守當地政府和其他監管機構規定的所有報告義務。
我們承諾僅在相關及必要之限度內以及當地適用法律允許的範圍內使用您的個人資料，包括自本政策所述活動中取得的您的健康相關資料。除非另有規定，我們處理個人資料的法律依據如下：
- 滿足我們依據歐盟/英國《一般資料保護規範》（General Data Protection Regulation，簡稱GDPR）第6(1)(f)條規定應享有的合法利益，舉例來說，評估您是否適合進入我方設施之合法需求（藉以保護您、我方同事和其他訪客的健康與安全），以及與您溝通。請注意，我方依據健康和安全法規所應負擔的義務，依據營運所在地區不同，可能會有所差異。
- 確保我們遵守芝商所依據聘僱法律應負擔的健康與安全義務。這些法律具體而言為歐盟/英國《一般資料保護規範》第6(1)(c)條和第9(2)(b)條規定。
- 基於公共衛生領域的公共利益。依據歐盟/英國《一般資料保護規範》第9(2)(i)條規定，我們可能需要處理您的個人資料，包括敏感性資料。
我們依據本政策處理之特殊類別個人資料如下：
- 與同事健康有關的資料，取自問卷、與您的會面以及溝通、新冠肺炎PTO管理和溫度篩檢。
- 與同事家人健康有關的資料，由同事提供，以管理芝商所新冠肺炎照護者休假政策
若我們為與您的聘僱有關之其他目的處理您的個人資料（例如，為維護疾病記錄和其他缺勤記錄而處理資料），我們將依據芝商所同事私隱政策進行。
我們僅會在實現本私隱政策所述目的所必需的期間內，保存您的要求和問卷回覆以及疫苗接種狀態資訊。
您的體溫數據只會在我們取得數據當天保存。
至於依據本私隱政策收集之其他資料，芝商所將於業務往來關係持續期間、芝商所新冠肺炎因應措施執行期間或必要時，依據內部記錄管理和保存政策保存個人資訊。
為了確定個人資料的適當保存期，我們會考慮個人資料的數量、性質和敏感程度、未經授權使用或披露您個人資料的潛在傷害風險、我們處理您個人資料的目的和我們是否能夠透過其他方式實現這些目的，以及相關的法律要求。我們也將考量相關健康主管機關和政府所發佈的各項規定與指南。
本私隱政策所述之個人資料，會依據芝商所同事私隱政策中提及之規定加以保留和刪除。
若您所屬國家的適用當地法律規定，我方應取得您的同意方能處理您的個人資料，那麼請注意，參與新冠肺炎因應措施將視為您同意進行本政策所述之資料處理。
若您對本私隱政策、我們如何處理您的個人資料及如何行使任何權利有任何問題，請參閱芝商所同事私隱政策所載之聯絡資料。
