本隐私声明是对芝商所《同事隐私声明》的补充，同时描述了作为我们应对新冠疫情举措的一部分，芝商所将如何收集和处理关于现任和前任雇员、内部顾问、承包商、临时人员以及对芝商所具有物理或逻辑访问权限的代理人（下称“同事”、“您”、“您的”）的个人信息。特别需要指出的是，为了访问我们的设施，您可能需要完成以下应对新冠疫情的活动，而且完成情况必须达到令芝商所满意的程度：
- 未来返岗申请（如果您计划自愿申请返岗）；
- 筛查问卷；
- 体温筛查；和
- 在我们的设施或其他地方进行现场接触者追踪活动。
在此过程中，您可能需要提供个人信息，包括与您的健康相关的信息，具体如本政策进一步说明。因此，本补充隐私声明阐述了我们如何使用和保护在应对新冠疫情的活动中收集的信息，以及您与您的个人信息相关的权利。个人信息或个人数据指可由此识别您身份的与您有关的任何信息。不包含匿名数据。
本隐私声明不构成任何雇佣合同或任何其他旨在提供服务的合同的一部分。为免生疑问，本声明对任何特定人士的适用均无意改变因您与我们之间的关系而引致的您的地位或状况。
雇佣或聘用您的芝商所实体负责使用通过上述渠道收集的个人数据，并在具有相关区别的国家/地区使用这些数据；该实体属于控制者。
本部分阐述了如何以及为何处理与针对新冠疫情的工作场所活动相关的个人数据，以及每项应对活动可能收集的个人数据的类型。这些活动可能由芝商所或通过第三方进行。请注意，这些应对活动可能因地点而异。
未来返岗申请表
返回芝商所设施的同事将需要提交信息 - 无论返岗是自愿的还是非自愿的。您返岗时将收集的信息详见新冠疫情和返岗快讯。本页面将提供符合芝商所各办公室规定的最新信息。
筛查问卷
在获准进入芝商所设施之前，我们可能要求您填写筛查问卷（下称“问卷”），以确定您是否可能表现出新冠肺炎症状或最近可能接触了新冠肺炎病毒。该问卷将要求您回答几个有关您的健康状况、最近的旅行情况以及您可能与新冠患者或有患新冠风险的个人接触的问题。在法律允许的情况下，问卷还可能提示您验证您的疫苗接种状况。问卷旨在帮助芝商所保护进入办公室的人员，并保护现场的其他同事和访客。抵达芝商所设施后，您可能会被要求出示您的进入通行证。请参阅“返岗方法”了解更多信息。
体温筛查
我们可能会处理您的体温数据。特别需要指出的是，我们可能会筛查进入我们设施的人员是否体温升高，以确定您是否可能出现新冠肺炎症状。
进入芝商所交易大厅的同事将被要求进行体温筛查。
在进行体温筛查时，我们会按照读数时的体温筛查设备来收集您的体温。当我们使用体温读数设备时，我们会使用专门的摄像头来检测您的体温，如果技术检测到您可能发烧，我们还会使用您的视频图像。我们用于拍摄和存储图像的设备仅记录体温读数（如果读数显示个人可能体温较高）。该设备不会记录声音，芝商所将不会将其所收集的包含体温升高者的体温读数的图像与任何其他可识别您身份的信息关联起来。
一旦体温读数设备检测到您的体温，它将显示绿色、红色或蓝色指示灯，这些指示灯可指明您是否可以进入任何芝商所设施。只有芝商所全球安全部工作人员可看到此显示信息。如果您的体温读数高于100.4华氏度/37.8摄氏度，将会显示一个红色指示灯，您可能会被引导至一个非公开区域，以待芝商所医疗保健中心工作人员评估您的状况。芝商所医疗保健中心工作人员可能会记录初始评估信息。
对于体温读数高于100.4华氏度/37.8摄氏度的同事，我们可能会将您的体温与您的姓名和员工识别号/徽章编号关联起来，您可能会被拒绝进入相关设施。芝商所可能会记录相关信息，以维护被拒绝进入任何芝商所设施的同事的业务记录。
接触者追踪
如果同事新冠检测结果呈阳性，我们将使用接触者追踪方法识别，并通知可能与感染者在工作场所接触过的其他同事。我们可能会使用通过筛查问卷获得的信息联系检测结果呈阳性的同事。我们将与该同事面谈，并利用大厅座位设置计划和徽章活动记录。我们通常不会向其他同事或访客透露受感染者的身份。芝商所设施之外的接触者跟踪活动将留待相关政府主管部门处理。
会议和沟通
为了开展本隐私声明中讨论的应对新冠疫情的活动，我们可能会与您讨论所发现的特定情况或回答您向我们提出的任何问题。例如，在进行接触者追踪时，我们可能需要就您到访过的工作场所区域或您接触过的其他同事与您沟通。这些沟通可以当面进行，也可以通过电话或电子邮件进行。
请注意，我们可能会使用网站或应用程序开展任何应对新冠疫情的活动，并捕获本部分讨论的任何个人数据。此类网站或应用程序还可能收集与您如何访问或使用网站或应用程序相关的某些信息，例如您的IP地址、设备ID或其他永久标识符。
我们还可能从第三方（例如进行新冠检测的实验室）获得信息。您向任何第三方提供个人数据将受该第三方隐私政策约束。
利益文档
在法律允许的情况下，为了管理应对新冠疫情所获得的利益，我们可能会收集有关您或您家人的健康状况的数据。芝商所人力资源福利部或外部休假管理员可能会请求核实您或您的家庭成员的新冠测试结果和/或其他必要文档。我们将直接向您收集此类信息。有关更多信息，请参见新冠疫情和返岗快讯。
芝商所将根据适用法律收集有关同事疫苗接种状况的信息。芝商所将收集疫苗接种数据，以遵守当地关于口罩和社交距离的规定，管理芝商所的新冠疫情带薪休假政策(PTO)，并履行政府和其他监管机构关于疫苗接种的任何规定。
一般而言，我们通常只会在以下情况下向非芝商所当事方分享本隐私声明所述的个人数据：(a)法律要求时（例如，如果需要向当地卫生主管部门报告），或(b)受我们聘请协助我们开展应对新冠疫情活动，例如我们的服务提供商、将管理体温筛查事宜或者向有症状的同事或将收集问卷回复情况的应用程序提供商发出通知的医务人员。
在芝商所，我们将仅会与芝商所人力资源部、芝商所业务连续性管理部、芝商所集团安全部和芝商所医疗保健中心工作人员以及您的主管/经理分享对于我们实现本隐私声明所述目的确有必要的个人数据。上述所列您的主管/经理和芝商所部门人员可能需要将您的情况告知其他同事。我们将仅与有限的芝商所医疗保健中心和芝商所人力资源部工作人员分享您的疫苗接种状况，以便开展本声明所述活动，并遵守当地政府和其他监管机构规定的任何报告要求。
我们承诺仅在相关、必要且适用当地法律允许的范围内，使用您的个人数据，包括从本声明概述的活动中获得的与您的健康状况相关的数据。除非另有说明，否则我们处理个人数据的法律依据如下：
- 根据欧盟/英国《通用数据保护条例》第6(1)(f)条，为了实现我们的正当利益，例如为了满足我们评估您是否适合进入我们设施的合法需求，以保护您、我们的同事和其他访客的健康和安全，并与您沟通。请注意，我们在健康和安全法规下的义务可能因我们运营所在的地区而异。
- 确保我们遵守芝商所在雇佣法律（尤其是欧盟/英国《通用数据保护条例》第6(1)(c)条和第9(2)(b)条）下的健康和安全义务。
- 出于公共卫生领域中的公共利益，根据第9(2)(i)条欧盟/英国《通用数据保护条例》，我们可能需要处理您的个人数据（包括敏感数据）。
我们根据本声明处理的个人数据的特殊类别包括：
- 有关同事健康状况的数据源自问卷、与您举行的会议和进行的通信、新冠疫情带薪休假政策管理以及体温筛查。
- 同事为实施芝商所《新冠疫情护理人员休假政策》而提供的有关同事家庭成员健康状况的数据
如果我们出于与您的雇佣相关的其他目的（例如与维护疾病和其他缺勤记录有关的目的）处理您的个人数据，我们将根据芝商所《同事隐私政策》进行处理。
为了实现本隐私声明所述的目的，我们将在必要的时间内保留您的请求和问卷回复以及疫苗接种状况信息。
我们仅会在获得您体温读数的工作日保留该等数据。
对于根据本隐私声明收集的其他数据，芝商所会根据内部记录管理和保留政策，在业务关系存续期间、芝商所应对新冠疫情期间或在需要时保留个人信息。
为确定个人数据的适当保留期限，我们会考虑个人数据的数量、性质和敏感性、未经授权使用或披露您的个人数据所造成的潜在危害风险、我们处理您个人数据的目的和我们能否通过其他方式达到这些目的，以及适用的法律要求。我们还将考虑相关卫生主管部门和政府发布的要求和指引。
本隐私声明所述的个人数据将根据芝商所《同事隐私政策》所述政策进行保留和删除。
如果您所在国家/地区适用的当地法律要求我们必须先征得您的同意才能处理您的个人数据，请注意，只要您参与应对新冠疫情的活动，您即会被视为对本政策所述的处理表示同意。
如果您对本隐私声明以及我们如何处理您的个人数据或如何行使任何权利有任何疑问，请参阅芝商所同事隐私声明中提供的联系方式。
