Privacyverklaring van CME Group voor collega's

Met ingang van 9 maart 2022

CME Group Inc. en alle filialen en dochterondernemingen daarvan (gezamenlijk aan te duiden als "CME Group") staan in voor de vrijwaring van uw persoonsgegevens. Deze verklaring heeft tot doel iedereen die bij CME Group solliciteert (hierna "Sollicitanten", "u", "uw") bewust te maken van de wijze waarop CME Group hun persoonsgegevens verwerkt. Bij deze verwerking, die manueel of automatisch haar beslag kan krijgen, kunnen persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen, gewijzigd, ingezien of vernietigd.

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over u waaruit uw identiteit kan worden opgemaakt. Anonieme gegevens vallen daar niet onder.

Als u in dienst treedt bij CME Group of anderszins voor ons gaat werken, zullen wij meer informatie over u moeten inwinnen en op nog andere wijze gebruik moeten maken van uw gegevens. Daarvoor dient dan de Privacyverklaring van CME Group Inc. voor medewerkers, die u zult kunnen inzien zodra u uw offertebrief heeft ontvangen.

Terug naar boven

Voor zover relevant, noodzakelijk en volgens de ter plaatse geldende wetgeving toegestaan, kunnen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

• Informatie ter identificatie van uw persoon
  Bijv. uw naam, geboortedatum, paspoort, visum, rijbewijs, door de overheid toegekende identificatienummers, kentekenbewijs, handtekening.
• Contactgegevens (personalia)
  Bijv. adres, telefoonnummers en persoonlijk e-mailadres
• Kenmerken van demografische aard of betreffende een beschermde status
  Bijv. geslacht, huwelijkse staat, nationaliteit, verblijf- of woonplaats en immigratiestatus
• Informatie over uw beroep of over uw vroegere of huidige dienstbetrekking
  Bijv. titel, plaats van de betrekking, werktijden, werkdagen, werkzaamheden, cv, vaardigheden, interesses, lidmaatschappen van beroepsorganisaties, beroepservaring en dossiers van compliance/scholing
• Bij wervingsprocedure gebruikte informatie
  Bijv. werkvergunningsdocumenten, referenties, sollicitatiegegevens, (eventueel) resultaten van achtergrondcontroles, genoten onderwijs en onderwijsniveau/kwalificaties, voorgestelde begindatum, gereserveerde data voor vakantiedagen/jaarlijkse vakantie, salarisverwachtingen en overige informatie uit uw ons tijdens een sollicitatiegesprek overhandigde cv of sollicitatiebrief, beoordeling of andere informatie die u ons verstrekt tijdens een gesprek, beoordeling of anderszins als onderdeel van de sollicitatieprocedure
• Status van uw sollicitatie
  Bijv. het resultaat van uw sollicitatie en daarmee verbonden motivering of de motivering voor het intrekken van uw sollicitatie (indien van toepassing)
• Financiële bijzonderheden
  Bijv. fiscale status, onkosten
• Mededelingen
  Bijv. schriftelijke mededelingen van of over u
• Informatie over internet of andere activiteiten op het elektronisch netwerk
  Bijv. gegevens over het gebruik van bronnen of informatie over uw interactie met delen van ons netwerk
• Informatie met betrekking tot bekwaamheidstests
  Bijv. psychometrische tests, attitudes, aanleg, vaardigheden of talenten
• Audio-, elektronische, visuele of soortgelijke informatie
  Bijv. professionele foto's, foto's gemaakt op de werkplek of op wervingsevenementen of opnames van bewakingscamera's

Daarnaast kunnen wij, in zeer beperkte gevallen en conform de van toepassing zijnde wetgeving, ook de volgende soorten persoonsgegevens over u vergaren, die van gevoelige aard kunnen zijn:

• Informatie over gevoelige eigenschappen
  Bijv. uw nationaliteit, raciale of etnische achtergrond, godsdienstige overtuiging en vakbondslidmaatschap, wanneer de geldende wetgeving dit vereist of u deze gegevens vrijwillig verstrekt
• Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, strafbladgegevens als onderdeel van de wervingsprocedure om te beoordelen of een sollicitant geschikt is voor een positie.
• Biometrische gegevens, vingerafdrukken (indien van toepassing)
• Informatie over uw gezondheid, waaronder iedere medische aandoening en/of handicap en drugs- en alcoholtestresultaten (indien van toepassing)

Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen buiten het hierboven vermelde toepassingsgebied of voor doeleinden die verder gaan dan in deze verklaring vermeld, stellen wij u van die verandering op de hoogte.

Terug naar boven

Voor zover relevant, noodzakelijk en in de ter plaatse geldende wetgeving toegestaan,

• kunnen we naast de persoonsgegevens die u ons direct verstrekt (bijv. via een online sollicitatie, door aanwezigheid bij een gesprek, door het invullen van een test/evaluatie, door ons een e-mail te sturen of door ons te bellen) soms bepaalde gegevens van derden over u vergaren, zoals bijvoorbeeld van wervings- en/of uitzendbureaus, voormalige werkgevers of andere door u verstrekte referenties, banensites die wij van tijd tot tijd raadplegen, verstrekkers van achtergrondcontroles of kredietreferenties, overheidsinstellingen, instellingen voor hoger onderwijs en soortgelijke bronnen;
• kunnen we ook openbaar beschikbare profielgegevens van een website van een bedrijf, internetzoekopdrachten, online-beursportals of van sociale media zoals LinkedIn vergaren;
• kunnen we ook automatisch informatie over u vergaren (bijvoorbeeld naar aanleiding van uw interactie met delen van ons netwerk).

Mogelijk hoeft u ons sommige gegevens waarom wij verzoeken niet te verstrekken en verschaft u deze slechts op vrijwillige basis. Voor de in deze verklaring gestelde doeleinden zijn sommige gegevens echter noodzakelijk. Daarom kunnen wij uw sollicitatie niet met goed gevolg verwerken indien u bepaalde als vereist aangemerkte gegevens niet verstrekt. Als wij u bijvoorbeeld om referenties verzoeken voor de functie waarvoor u solliciteert en u ons deze informatie niet verschaft, kunnen we voor deze functie wellicht geen gevolg meer geven aan uw sollicitatie.

Terug naar boven

CME Group heeft bepaald dat onder deze verklaring personen onder de leeftijd van 18 als kinderen worden beschouwd. Soms laten we kinderen tot de werkplek toe om werkervaring op te doen of mee te lopen of bieden wij hun programma's voor een studiebeurs aan. Bijgevolg kunnen persoonsgegevens (zoals de naam, contactgegevens en ouder/voogd, werkervaring en mogelijk gevoelige informatie) worden vergaard, verwerkt en gedeeld, zowel om de geschiktheid te bepalen als om toegang te verlenen tot de relevante faciliteiten van CME Group en zolang als deze personen op de werkplek aanwezig zijn. 

Voor kinderen die in de Volksrepubliek China (VRC) wonen en jonger zijn dan 14 jaar, verwerken wij de persoonlijke gegevens (indien van toepassing) op basis van de uitdrukkelijke toestemming van hun ouder of voogd.

Terug naar boven

Met de verwerking van uw persoonsgegevens wordt het volgende beoogd:

• Verificatie van uw identiteit en geschiktheid voor een functie en nagaan of u wettelijk gerechtigd bent om te werken in het land waar wij u willen aanstellen.
• Verificatie van uw eerdere werkzaamheden, kwalificaties, ervaring en referenties.
• Werven en selecteren, ook via gesprekken, beoordelingen en shortlisting, en eventueel werk en voordelen aanbieden.
• Communicatie met u over de wervingsprocedure.
• U regelmatig op u toegesneden updates toezenden over werkaanbiedingen in uw vakgebied, bedrijfsnieuws, evenementen en informatie in het verlengde van uw interesses (indien u besluit toe te treden tot het Talent Network).
• In sommige rechtsgebieden: onze verplichtingen inzake gelijke kansen en verslaglegging nakomen.
• Onze wettelijke rechten vaststellen, verdedigen of uitoefenen.
• Aan de hand van gegevensanalyses de aanstellingsprocedure volgen en verbeteren om de trends op het gebied van sollicitaties en werving in kaart te brengen en beter te begrijpen.
• Een besluit nemen over uw indienstneming.
• Bepalen op welke voorwaarden u voor ons kunt werken.
• De bedrijfsadministratie voeren, waaronder de voorschriften betreffende het bijhouden van stukken, audit, enz. nakomen, eventuele administratie- en beheerstaken vóór de indiensttreding verrichten, zoals contractuele en eventueel niet-contractuele documenten opstellen en voorzien in toegang tot systemen en gebouwen.
• Fraude voorkomen.
• Eventueel de geschiktheid bepalen volgens de regeling voor senior managers en certificatie van de Britse toezichthouder FCA.

Er zijn nog meer doeleinden waarvoor we bepaalde soorten persoonsgegevens – voor zover relevant, noodzakelijk en volgens de ter plaatse geldende wetgeving toegestaan – kunnen verwerken:

• Wij gebruiken informatie over uw raciale of nationale of etnische achtergrond en godsdienstige overtuiging om zinvol te kunnen toezien op en verslag uit te brengen over gelijke kansen.
• Wij gebruiken informatie over vakbondslidmaatschap om ervoor te zorgen dat uw rechten als vakbondslid niet worden geschonden.
• Vingerafdrukken nemen en verwerken wij uitsluitend om te voldoen aan onze FINRA-voorschriften of om toegang te verlenen tot beveiligde faciliteiten en systemen van CME Group, d.w.z. bij personen die in Chicago of New York werkzaam zijn. Voordat wij biometrische gegevens, d.w.z. vingerafdrukken voor achtergrondcontroles vergaren, krijgt u een exemplaar van ons biometrisch beveiligingsbeleid.
• Wij maken gebruik van informatie over uw gezondheid of uw invaliditeitsstatus om redenen van beroepsgezondheid zodat we uw gezondheid en veiligheid op de werkplek kunnen garanderen en om uw arbeidsgeschiktheid te kunnen beoordelen en om voor de juiste aanpassingen van uw werkplek te kunnen zorgen als uw sollicitatie succesvol is.

Voor sommige functies zijn wij wettelijk verplicht strafrechtelijke achtergrondcontroles te verrichten en wij kunnen uw persoonsgegevens met dat doel verwerken om te kunnen voldoen aan een rechtsvoorschrift dat ons verplicht na te gaan of u een strafbaar feit heeft gepleegd dan wel betrokken bent geweest bij oneerlijkheid, wangedrag of andere bijzonder onoorbaar gedrag. Onder alle andere omstandigheden vergaren en verwerken wij strafbladgegevens uitsluitend met uw uitdrukkelijke instemming en overeenkomstig de geldende wetgeving.

Onverminderd het bovenstaande verrichten wij de strafrechtelijke achtergrondcontrole uitsluitend als u de sollicitatieprocedure met goed gevolg heeft doorlopen en wij u een functie in CME Group hebben aangeboden. In dat geval is ons aanbod slechts geldig mits deze achtergrondcontroles gunstig uitvallen.

Hoe gebruiken wij informatie over personen ten laste van u?

Onverminderd de geldende wetgeving kunnen wij persoonsgegevens over de te uwen laste komende personen vergaren om onze wettelijke verplichtingen ingevolge de immigratiewetgeving na te komen of om te voorzien in de sociale zekerheid waarop deze personen via u recht hebben.

Wij kunnen persoonsgegevens over personen ten laste van u doorgeven zoals in deze privacyverklaring is bepaald, of aan overheidsinstanties indien wij daartoe van rechtswege worden verplicht. Wij verwerken alle persoonsgegevens over de te uwen laste komende personen overeenkomstig deze privacyverklaring en de geldende wetgeving.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om zonder menselijke tussenkomst een beslissing te nemen.

Wij gaan er niet van uit dat beslissingen die voor u verstrekkende gevolgen hebben uitsluitend op automatische basis zullen worden genomen.

Terug naar boven

Wij kunnen uw gegevens delen met afdelingen van CME Group, met dienstverleners of met andere derden. Van de ontvanger verlangen wij dat deze uw persoonsgegevens beveiligt en uitsluitend volgens onze instructies en de wetgeving gebruikt. We hebben overeenkomsten gesloten met deze externe derden die uw persoonsgegevens verwerken om ervoor te zorgen dat zij de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming naleven. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden delen met de in deze paragraaf vermelde afdelingen.

• CME Group: Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan andere afdelingen van CME Group, bijvoorbeeld voor regelingen van zakelijke of administratieve aard en reis- en verblijfregelingen.
• Dienstverleners: Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners die wij inschakelen om ons te assisteren bij onze wervingsactiviteiten. Deze dienstverleners kunnen IT-diensten of systeemonderhoudsdiensten aanbieden, als hosts voor systemen of gegevens fungeren, voorzien in communicatie, achtergrondcontroles en online-evaluaties, wervings- of headhuntingbureaus zijn die ons assistentie hebben verleend bij onze wervingsactiviteiten, registratie-, boekhoud- of accountantskantoren dan wel andere professionele adviseurs zijn.
• Bedrijfstransacties: Wij kunnen uw persoonsgegevens, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk, delen om een fusie, reorganisatie of overname van ons bedrijf, een verkoop, gedeeltelijke of volledige liquidatie of overdracht van sommige of al onze activa in overweging te nemen, erover te onderhandelen of deze af te wikkelen.
• Wettelijk opgelegde derden: Wij zullen uw persoonsgegevens delen om wetgeving waaraan wij onderworpen zijn na te leven, voor zover dit is toegestaan volgens de geldende wetgeving. Zo kunnen we uw persoonsgegevens delen om gevolg te geven aan een gerechtelijk bevel, een dagvaarding of een geldig verzoek van een rechtshandhavende instantie.
• Derden om andere redenen: Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met een derde indien dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen, zoals ter opsporing, voorkoming en bestrijding van fraude, van schending van intellectuele eigendom of andere illegale praktijken alsmede ter beveiliging en vrijwaring van materiële of immateriële activa in ons bezit of in het bezit van een gelieerde derde.
• Toezichthouders en overheidsinstanties: Wij zullen uw persoonsgegevens misschien ook moeten delen met een toezichthouder of om anderszins de wet na te leven, voor zover dit is toegestaan volgens de geldende wetgeving. Daarbij moeten wij misschien toelichting verstrekken aan de toezichthouders (zoals het bureau van de commissaris voor informatie, de Comex-toezichthouder CFTC en de arbeidsinspectie - in de VS is dat de Health & Safety Executive), evenals aan de aandeelhouders.

Terug naar boven

Wij verwerken de gegevens van en over u in elk land waar CME Group actief is, met inachtneming van de geldende wetgeving. In sommige gevallen kunnen uw gegevens worden doorgegeven naar, opgeslagen in en verwerkt in een land dat niet geldt als land waar de toepasselijke wetgeving (zoals in de EU-landen) voldoende gegevensbescherming biedt. Wanneer wij dergelijke overdrachten uitvoeren, vertrouwen wij op uw uitdrukkelijke toestemming (zoals vereist volgens de toepasselijke wetgeving) en/of hebben wij passende waarborgen ingesteld (inclusief zonder beperking het ondertekenen van standaard contractuele bepalingen) in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten. Buiten uw woonland opgeslagen gegevens kunnen soms op grond van een wettelijk bevel worden ingezien door de overheid of semi-overheidsinstanties van dat land, voor zover dit is toegestaan volgens de geldende wetgeving. Voor nadere informatie over de passende waarborgen waarin wij voorzien of om een exemplaar ervan te verkrijgen, kunt u bij ons terecht op privacy@cmegroup.com.

Terug naar boven

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de in deze privacyverklaring neergelegde doelstellingen te behalen, tenzij een langere bewaarperiode vereist is op basis van de geldende wetgeving of regelgevingsprocedures die op ons van toepassing kunnen zijn of noodzakelijk voor ons zijn om onze rechten te beschermen.

Als u de sollicitatieprocedure met goed gevolg heeft doorlopen, worden uw gegevens bewaard en wordt het gebruik ervan geregeld door de privacyverklaring van CME Group voor medewerkers, die u zult kunnen inzien alvorens bij CME Group in dienst te treden.

Ook als u de sollicitatieprocedure niet met goed gevolg heeft doorlopen, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren en verwerken om uw geschiktheid voor toekomstige posities en functies in de organisatie te beoordelen, met uw instemming indien de geldende wetgeving deze vereist. Wij kunnen uw gegevens ook bewaren in geval van geschil in verband met uw werving. Wij zullen uw gegevens overeenkomstig onze beleidslijnen voor de bewaring van gegevens en de geldende wetgeving naderhand verwijderen.

Wij bepalen de passende termijn voor het bewaren van persoonsgegevens aan de hand van de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid ervan, het risico van schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde bekendmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden van onze verwerking van uw persoonsgegevens, de vraag of we deze doeleinden met andere middelen kunnen bereiken en de geldende rechtsvoorschriften.

Onder sommige omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren zodat deze niet meer met u in verband kunnen worden gebracht. In dat geval kunnen wij deze gegevens gebruiken zonder u daarvan in kennis te stellen (wanneer de gegevens eenmaal geanonimiseerd zijn, vormen ze nu eenmaal niet langer persoonsgegevens).

Terug naar boven

Wij hanteren technische, administratieve en fysieke beveiligingen ter bescherming van de door ons ingewonnen gegevens tegen verlies en ongeoorloofde inzage, benutting, wijziging of bekendmaking. Ondanks onze voortdurende inspanningen dient u zich ervan bewust te zijn dat er geen volmaakte, waterdichte veiligheidsmaatregelen bestaan. Bovendien zijn wij niet aansprakelijk voor de veiligheid van gegevens die u ons toezendt via netwerken waarover wij geen controle hebben, zoals het internet en draadloze verbindingen.

Terug naar boven

Naargelang van het plaatselijke recht kunt u wat uw persoonsgegevens betreft een aantal extra rechten hebben. Zo kunnen inwoners van de Europese Unie en andere landen recht hebben op: toegang tot persoonsgegevens, correctie van persoonsgegevens, verwijdering van persoonsgegevens, beperking van ons gebruik van persoonsgegevens en verweer tegen bepaalde manieren waarop persoonsgegevens worden gebruikt, ontvangst en doorggeven aan derden van persoonsgegevens in een bruikbaar elektronisch formaat (ook wel recht op gegevensportabiliteit genoemd), indiening van klachten bij een plaatselijke gegevensbeschermingsautoriteit of intrekking van de toestemming voor benutting of bekendmaking van persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over uw eventuele rechten, dan kunt u contact met ons opnemen via de in paragraaf 12 opgesomde kanalen.

Indien u in Californië woont, kunt u bepaalde rechten hebben in verband met uw persoonsgegevens, zoals het recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over u aanhouden en het recht om in bepaalde omstandigheden af te zien van het doorgeven van uw persoonsgegevens. Verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunnen schriftelijk bij ons worden ingediend op privacy@cmegroup.com of telefonisch op +1 866 716 7274.

Wij wijzen u erop dat, indien u een recht wilt uitoefenen, wij u ter bevestiging van uw identiteit om aanvullende persoonsgegevens kunnen vragen.

Terug naar boven

Wij zeggen toe dat we uw persoonsgegevens uitsluitend zullen gebruiken voor zover dit relevant, noodzakelijk en toegestaan is volgens de ter plaatse geldende wetgeving. Wanneer we ons beroepen op onze rechtmatige bedrijfsbelangen, hebben wij een evaluatie verricht waarin uw rechten tegen de onze zijn afgewogen om te waarborgen dat ons belang niet in het gedrang komt door het belang dat u bij de bescherming van uw gegevens hebt.

De rechtsgronden voor de in deze verklaring gestelde doeleinden zijn met inachtneming van de plaatselijke wetgeving de volgende:

* Als u zich in de Volksrepubliek China bevindt ("VRC”, ten behoeve van deze CME privacyverklaring voor collega’s, met uitzondering van de SAR Hongkong, de SAR Macau en Taiwan), dan verwerken wij uw persoonlijke gegevens op basis van uw uitdrukkelijke aan ons verstrekte instemming met deze kennisgeving en op basis van andere rechtsgrond die is toegestaan volgens de Chinese wetgeving inzake gegevensbescherming (en niet op basis van rechtmatige belangen).

Terug naar boven

Ja. Wij kunnen deze privacyverklaring te allen tijde bijwerken. Bij alle wezenlijke wijzigingen zullen wij u een bijgewerkt exemplaar van deze verklaring verstrekken zodra dit redelijkerwijs van praktisch nut is. De laatste versie van deze verklaring kan telkens worden ingezien op onze Privacypagina.

Wij kunnen u van tijd tot tijd ook op andere manieren informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Terug naar boven

Als u bepaalde informatie waarom wordt verzocht niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan misschien niet uitvoeren (zoals u betalen of u een voordeel toekennen) of kan dit ons beletten onze wettelijke verplichtingen (zoals te zorgen voor de gezondheid en veiligheid van onze werknemers) na te komen.

Terug naar boven

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of de wijze waarop wij uw persoonsgegevens behandelen dan of een recht wilt uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met Privacy Compliance op privacy@cmegroup.com..

CME Group, Inc.
20 S Wacker Drive
Chicago, IL 60606
Verenigde Staten
+1 312 930 1000
+1 866 716 7274 (uitsluitend VS)
privacy@cmegroup.com

Wat betreft gegevensbescherming in de EU/EER, Singapore of India:

• De verwerkingsverantwoordelijke is het bedrijf waarbij of waarvoor u werkt. Het is aan dit bedrijf om te bepalen hoe wij uw persoonsgegevens bijhouden en gebruiken. De lijst van alle verwerkingsverantwoordelijken binnen CME Group is hier te vinden. Voorts is CME Group Inc. (ons moederbedrijf in de VS) mede-verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring wordt geleverd voor CME Group en namens Chicago Mercantile Exchange Inc.
• CME Group heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen met wie contact kan worden opgenomen op privacy@cmegroup.com
• CME Group Inc., CME Mercantile Exchange Inc. en de bovengenoemde bedrijven van buiten de EU/EER hebben CME Operations Limited aangewezen als hun vertegenwoordiger binnen de EU/EER.

Terug naar boven