Collaboratori

1. Ambito e finalità
2. Quali dati personali raccoglieremo da Lei e perché?
3. CME Group raccoglierà informazioni sul mio stato di vaccinazione?
4. In quali circostanze i Suoi dati personali potrebbero essere condivisi con altri?
5. Qual è la base giuridica di CME Group per il trattamento dei dati personali (solo UE/Regno Unito)?
6. Per quanto tempo verranno conservati i dati personali raccolti ai sensi della presente Informativa sulla privacy?
7. Consenso (solo regioni diverse da UE/Regno Unito)
8. Chi è possibile contattare in caso di domande?

La presente Informativa sulla privacy integra la Informativa sulla privacy per i Collaboratori di CME Group e descrive le modalità con cui CME Group raccoglierà e tratterà le informazioni personali di dipendenti attuali e precedenti, consulenti interni, collaboratori esterni, membri del personale temporanei e agenti con accesso fisico o logico a CME Group ("Collaboratori", "Lei", "Suo/Sua/Suoi/Sue") in risposta alla pandemia di Coronavirus (COVID-19). In particolare, per accedere alle nostre strutture, Le potrebbe essere richiesto di completare, in modo soddisfacente per CME Group, le seguenti attività di risposta al COVID-19:

• Richiesta di rientro in ufficio (se si prevede di richiedere il rientro in ufficio su base volontaria);
• Questionario di screening;
• Screening della temperatura;
• Tracciamento dei contatti nelle nostre strutture o in altro modo.

Nel corso di tali attività, potrebbe esserLe richiesto di fornire informazioni personali, incluse informazioni di carattere sanitario, come descritto in dettaglio nella presente informativa. La presente informativa supplementare sulla privacy stabilisce pertanto come utilizziamo e proteggiamo le informazioni raccolte nel contesto delle attività di risposta al COVID-19 e i Suoi diritti riguardo alle Sue informazioni personali. Per informazioni personali, o dati personali, si intende qualsiasi informazione che La riguarda e che permette di identificarLa. I dati anonimi non sono inclusi. 

Questa Informativa sulla privacy non fa parte di alcun contratto di lavoro o di qualsivoglia altro contratto di prestazione di servizi. A scanso di equivoci, l'applicazione della presente informativa a un soggetto particolare non intende modificare il Suo stato o la Sua condizione risultante dal Suo rapporto con noi.

L'entità CME Group che La impiega o ingaggia è responsabile dell'utilizzo dei dati personali raccolti mediante i canali descritti sopra e, nei paesi in cui la distinzione è rilevante, è il titolare del trattamento.

Questa sezione illustra in quali modalità e perché verrà eseguito il trattamento dei dati personali in connessione con le attività svolte sul luogo di lavoro in risposta al COVID-19, nonché i tipi di dati personali che ogni attività di risposta può raccogliere. Queste attività possono essere condotte da CME Group o da terzi. È importante notare che tali attività possono variare a seconda della sede.

Modulo di richiesta per il rientro in ufficio

I Collaboratori che rientrano a lavorare presso le strutture di CME Group dovranno fornire determinate informazioni, indipendentemente dal fatto che il rientro sia volontario o meno.  Le informazioni che verranno raccolte nell'ambito del rientro in ufficio sono riportate in dettaglio nel documento Aggiornamenti sul COVID-19 e sul rientro in ufficio.  In questa pagina verranno fornite le informazioni più aggiornate per ciascuna sede di CME.   

Questionario di screening

Prima di ammetterLa presso le strutture di CME Group, potremmo richiederLe di compilare un questionario di screening ("Questionario") per stabilire se potrebbe presentare i sintomi del COVID-19 o se potrebbe essere stato recentemente esposto al virus.  Il Questionario includerà diverse domande relative al Suo stato di salute, ai Suoi viaggi recenti e al Suo possibile contatto con persone affette da COVID-19 o a rischio di contrarlo. Ove consentito dalla legge, il Questionario potrà anche includere la verifica del Suo stato di vaccinazione.  Scopo del Questionario è aiutare CME Group a proteggere coloro che si recano in ufficio, altri Collaboratori che non lavorano in sede e i Visitatori. All'arrivo in una struttura di CME Group, potrebbe esserLe richiesto di mostrare il pass di accesso.  Per ulteriori informazioni, consulti il documento "Rientro in ufficio". 

Screening della temperatura

Potremmo eseguire il trattamento dei Suoi dati relativi alla temperatura.  In particolare, potremmo verificare se le persone che entrano nelle nostre strutture presentano una temperatura corporea elevata e mostrano i sintomi del COVID-19. 

I Collaboratori che accedono allo spazio per il trading di CME Group verranno sottoposti a screening della temperatura.

Esso prevede la rilevazione della temperatura corporea indicata da un apposito dispositivo. Quando utilizziamo un'apparecchiatura di lettura della temperatura, ci serviamo di una fotocamera specifica che rileva la Sua temperatura corporea e, nel caso in cui il sensore indichi la possibilità di febbre, registra una Sua immagine video. L'apparecchiatura utilizzata per acquisire e memorizzare immagini registra solo le letture della temperatura che indicano che un individuo potrebbe avere la febbre.  L'apparecchiatura non registra suoni e CME Group non collegherà l'immagine contenente una lettura della temperatura elevata a qualsiasi altra informazione che potrebbe identificarLa.

Quando l'apparecchiatura di lettura della temperatura rileva la temperatura corporea, viene mostrata una luce verde, rossa o blu che indica se è consentito l'accesso alle strutture di CME Group. La luce colorata sarà visibile solo al personale di Global Security di CME Group. Se la temperatura è superiore a 37,8 °C, verrà mostrata una luce rossa e si potrebbe essere portati in un'area privata per essere esaminati dal personale dell'Healthcare Center di CME. Il personale dell'Healthcare Center di CME potrebbe registrare informazioni relative alla valutazione iniziale.

Per i Collaboratori la cui temperatura è superiore a 37,8 °C, potremmo associare la temperatura al nome e al numero di identificazione del dipendente/badge e potremmo negare l'accesso alla struttura. CME Group può registrare le informazioni per mantenere registri aziendali dei Collaboratori ai quali è stato negato l'accesso a qualsiasi struttura di CME Group.

Tracciamento dei contatti

Nel caso in cui un Collaboratore risulti positivo a un test per il COVID-19, utilizzeremo metodi di tracciamento dei contatti per identificare e informare altri Collaboratori con i quali la persona positiva potrebbe essere entrata in contatto sul luogo di lavoro. Potremmo utilizzare le informazioni fornite con il questionario di screening per contattare il Collaboratore risultato positivo. Parleremo con il Collaboratore e utilizzeremo le piantine dei posti a sedere e i registri delle attività dei badge. In genere, non riveleremo l'identità dell'individuo risultato positivo ad altri Collaboratori o Visitatori. Il tracciamento dei contatti al di fuori delle strutture di CME Group verrà condotto dalle autorità governative competenti.

Riunioni e comunicazioni

Al fine di svolgere le attività di risposta al COVID-19 illustrate nella presente Informativa sulla privacy, potremmo discutere con Lei di risultati specifici o rispondere alle Sue domande. Ad esempio, durante il tracciamento dei contatti potremmo dover parlare con Lei delle aree di lavoro a cui ha avuto accesso o di altri Collaboratori con cui ha avuto contatti. Tali comunicazioni possono avvenire di persona, per telefono o tramite messaggistica elettronica. 

 Si prega di notare che possiamo utilizzare siti web o applicazioni per condurre una o più delle nostre attività di risposta al COVID-19 e acquisire i dati personali discussi in questa sezione. Il sito web o l'applicazione possono inoltre raccogliere alcune informazioni relative all'accesso o all'utilizzo da parte Sua del sito web o dell'applicazione, ad esempio l'indirizzo IP, l'ID del dispositivo o altri identificatori permanenti.

Possiamo anche ottenere informazioni da terze parti, ad esempio laboratori che eseguono test per il COVID-19. La fornitura da parte Sua di dati personali a terzi sarà soggetta all'Informativa sulla privacy di tali terzi.

Documentazione dei benefit

Al fine di amministrare i benefit offerti in risposta al COVID-19, possiamo raccogliere dati sanitari su di Lei o sugli appartenenti al Suo nucleo familiare, laddove consentito dalla legge. Il reparto Human Resources Benefits di CME Group o l'amministratore dei congedi esterno possono richiedere la verifica dei risultati dei test relativi al COVID-19 Suoi o di un membro della Sua famiglia e/o altra documentazione, come necessario. Raccoglieremo queste informazioni direttamente da Lei. Ulteriori informazioni sono disponibili alla pagina Aggiornamenti sul COVID-19 e sul rientro in ufficio.

CME Group raccoglierà informazioni sullo stato di vaccinazione dei Collaboratori in conformità con le leggi applicabili. CME Group raccoglierà dati sulle vaccinazioni per rispettare i mandati locali relativi alle mascherine e al distanziamento sociale, per amministrare la Politica del congedo retribuito per COVID-19 ("PTO") di CME Group e per adempiere a tutti i mandati di vaccinazione richiesti dai governi e da altri enti normativi. 

In generale, condivideremo i dati personali descritti nella presente Informativa sulla privacy con parti non incluse in CME Group solo (a) quando richiesto dalla legge (ad esempio, per le attività di segnalazione alle autorità sanitarie locali), oppure (b) se tali parti ci assistono nelle nostre attività di risposta al COVID-19, come nel caso dei nostri fornitori di servizi, del personale medico che gestisce i controlli della temperatura e indica la procedura da seguire ai Collaboratori che mostrano sintomi, o dei fornitori dell'applicazione che raccoglie le risposte al Questionario.

All'interno di CME Group, condivideremo i dati personali descritti nella presente Informativa sulla privacy solo con le divisioni HR e Business Continuity Management di CME Group, con il personale di Global Security e dell'Healthcare Center di CME Group e con il Suo supervisore/responsabile, se necessario per le finalità indicate nella presente Informativa sulla privacy.  Il Suo supervisore/responsabile e il personale dei reparti di CME Group elencati sopra potrebbero dover informare gli altri Collaboratori della situazione. Il Suo stato di vaccinazione verrà condiviso solo con un numero limitato di membri del personale dell'Healthcare Center e del reparto HR di CME Group al fine di eseguire le attività descritte nella presente informativa e per rispettare eventuali requisiti di segnalazione imposti dalle amministrazioni locali e da altri enti normativi.

Ci impegniamo a utilizzare i Suoi dati personali, inclusi i dati relativi al Suo stato di salute derivati dalle attività descritte nella presente informativa, esclusivamente nella misura in cui siano pertinenti, necessari e consentiti dalla legge locale in vigore. Salvo diversa indicazione, le nostre basi giuridiche per il trattamento dei dati personali sono le seguenti:

• Per soddisfare i nostri legittimi interessi, ai sensi dell'articolo 6, n. 1, lett. f del GDPR dell'UE e del Regno Unito, ad esempio per soddisfare la nostra legittima esigenza di comunicare con Lei e di valutare la Sua idoneità ad accedere alle nostre strutture al fine di tutelare la Sua salute e sicurezza, quella dei nostri Collaboratori e di altri visitatori. È importante notare che i nostri obblighi derivanti dalla legislazione in materia di salute e sicurezza possono variare a seconda delle regioni in cui operiamo.
• Per ottemperare agli obblighi in materia di salute e sicurezza di CME Group stabiliti dal diritto del lavoro, in particolare l'articolo 6, n. 1, lett. c e l'articolo 9, n. 2, lett. b del GDPR dell'UE e del Regno Unito.
• Per motivi di interesse pubblico nell'ambito della sanità pubblica, potremmo dover eseguire il trattamento dei Suoi dati personali (inclusi dati sensibili) ai sensi dell'articolo 9, n. 2, lett. i del GDPR dell'UE e del Regno Unito. 

Le categorie speciali di dati personali di cui eseguiamo il trattamento ai sensi della presente Informativa sono:

• Dati relativi allo stato di salute dei Collaboratori derivati dal Questionario, da riunioni e comunicazioni con Lei, dall'amministrazione della PTO per COVID-19 e dagli screening della temperatura.
• Dati relativi allo stato di salute dei membri della famiglia dei Collaboratori, forniti dai Collaboratori per amministrare la Politica del congedo per assistenza per COVID-19 di CME Group.

Qualora eseguissimo il trattamento dei Suoi dati personali per altri scopi correlati alla Sua attività lavorativa, ad esempio per la gestione dei dati relativi a malattia e ad altre assenze, il trattamento avverrà in conformità con l'Informativa sulla privacy per i collaboratori di CME Group.

Conserveremo le Sue Richieste e le risposte al Questionario che ha fornito, nonché le informazioni sul Suo stato di vaccinazione, per tutto il tempo necessario a soddisfare gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy.

Conserveremo la lettura della Sua temperatura non oltre il giorno in cui è stata eseguita la rilevazione.

Per altri dati raccolti ai sensi della presente Informativa sulla privacy, CME Group conserva i dati personali per la durata del rapporto di lavoro, per la durata della risposta al COVID-19 che esegue o, ove richiesto, in conformità con le politiche interne di gestione e conservazione dei dati.

Per determinare il periodo di conservazione dei dati personali più appropriato, prendiamo in considerazione la quantità, la natura e la sensibilità di tali dati, il potenziale rischio di danni derivanti da un utilizzo o una diffusione non autorizzati dei Suoi dati personali, gli scopi per i quali tali dati vengono trattati e qualora possano essere raggiunti con altri mezzi e le disposizioni normative applicabili. Prenderemo in considerazione anche i requisiti e gli orientamenti forniti dai governi e dalle autorità sanitarie rilevanti.

I dati personali inclusi nella presente Informativa sulla privacy vengono conservati ed eliminati in conformità con le politiche descritte nella Informativa sulla privacy per i collaboratori di CME Group.

Nella misura in cui la legislazione locale vigente nel Suo paese ci imponga di ottenere il Suo consenso per il trattamento dei Suoi dati personali, partecipando alle attività di risposta al COVID-19, Lei concede il Suo consenso al trattamento descritto nella presente informativa.

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla privacy, al trattamento dei Suoi dati personali o all'esercizio di eventuali diritti, La preghiamo di fare riferimento ai dati di contatto forniti nella Informativa sulla privacy per i Collaboratori di CME Group.