Collaborateur

1. Quels sont l’objectif et le champ d’application de notre déclaration ?
2. Quelles données à caractère personnel allons-nous collecter et pourquoi ?
3. CME Group collectera-t-il des informations sur mon statut vaccinal ?
4. Dans quelles circonstances vos données à caractère personnel peuvent-elles être partagées ?
5. Quelle est la base légale de CME Group pour le traitement des données à caractère personnel (UE/Royaume-Uni uniquement) ?
6. Pendant combien de temps conserverons-nous les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la présente Déclaration de confidentialité ?
7. Consentement (hors UE/Royaume-Uni uniquement)
8. Qui contacter ?

La présente Déclaration de confidentialité complète la Déclaration de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group et décrit la manière dont CME Group collecte et traite les informations personnelles concernant les employés, les consultants internes, les sous-traitants, le personnel temporaire et les agents actuels et anciens ayant un accès physique ou logique à CME Group (« C », « vous », « votre ») dans le cadre de notre réaction à la pandémie de coronavirus (COVID-19). Afin d’accéder à nos installations, il peut notamment vous être demandé d’effectuer ce qui suit à la satisfaction de CME Group :

• Demande de retour futur au bureau (si vous prévoyez de faire une demande de retour au bureau sur une base volontaire) ;
• Questionnaire de dépistage ;
• Prise de température ; et
• Suivi des contacts sur site dans nos installations ou autres.

Dans ce cadre, vous devrez peut-être fournir des informations personnelles, y compris des informations relatives à votre santé, tel que décrit plus en détail dans la présente déclaration. La présente Déclaration de confidentialité supplémentaire définit par conséquent la manière dont nous utilisons et protégeons les informations recueillies dans le cadre des activités de réaction à la COVID-19, ainsi que vos droits concernant vos informations personnelles. Les données personnelles, ou données à caractère personnel, désignent toute information vous concernant ou tout ce qui permet de vous identifier. Les données anonymes en sont donc exclues. 

La présente Déclaration de confidentialité ne fait partie d’aucun contrat de travail ou de fourniture de services. Afin d’écarter toute ambigüité, elle n’a pas pour objectif de modifier le statut que vous avez dans la relation qui nous lie.

L’entité de CME Group qui vous emploie ou vous engage est responsable de l’utilisation des données à caractère personnel collectées via les canaux décrits ci-dessus et, dans les pays où il y a une distinction, est le responsable du traitement.

Cette section explique comment et pourquoi les données à caractère personnel seront traitées dans le cadre des activités professionnelles en réaction à la COVID-19, ainsi que les types de données à caractère personnel pouvant être recueillies pour chaque mesure. Cela peut être réalisé par CME Group ou par l’intermédiaire d’un tiers. Veuillez noter que ces mesures peuvent varier en fonction du lieu.

Formulaire de Demande de retour futur au bureau

Les collaborateurs qui reviennent sur les sites de CME Group seront tenus de fournir des informations, que le retour soit volontaire ou non.  Les informations qui seront collectées dans le cadre de votre retour au bureau sont détaillées dans les Mises à jour du Retour au bureau et de la COVID-19.  Cette page fournit les informations les plus récentes en conformité avec chaque Bureau CME.   

Questionnaire de dépistage

Avant de pénétrer dans les installations de CME Group, nous pouvons vous demander de remplir un questionnaire de dépistage (le « Questionnaire ») afin de déterminer si vous pourriez présenter des symptômes de la COVID-19 ou si vous avez récemment été exposé(e) à la COVID-19.  Vous devrez répondre à plusieurs questions concernant votre état de santé, vos récents voyages et un possible contact avec des personnes atteintes ou susceptibles d’être atteintes de la COVID-19. Lorsque la loi le permet, le Questionnaire pourra également vous demander de vérifier votre statut vaccinal.  L’objectif du Questionnaire est d’aider CME Group à protéger les personnes qui viennent au bureau et à protéger les autres collaborateurs et visiteurs sur le site. À votre arrivée dans une installation de CME Group, il pourra vous être demandé de présenter votre carte d’entrée.  Veuillez consulter l’« Approche du retour au bureau » pour plus d’informations. 

Prise de température

Nous pouvons traiter vos données de température.  Nous pouvons notamment contrôler la température des personnes pénétrant dans nos installations afin de déterminer si vous présentez de la fièvre et des symptômes de la COVID-19. 

Les collaborateurs qui accèdent à l’espace de trading de CME Group seront invités à se soumettre à un contrôle de température.

Dans le cadre d’une prise de température, nous recueillons la température de votre corps comme indiqué par notre dispositif de prise de température au moment de la mesure. Lorsque nous utilisons un équipement de lecture de la température, nous utilisons une caméra spécialisée qui détecte votre température corporelle et, en cas de fièvre, prend une image vidéo de vous. L’équipement que nous utilisons pour prendre et stocker des images n’enregistre les relevés de température que si une personne présente une température élevée.  L’équipement n’enregistre pas le son et CME Group ne lie pas l’image qu’il collecte contenant une mesure de température élevée avec toute autre information qui vous identifie.

Une fois que l’appareil de mesure de la température détecte votre température corporelle, il affiche une lumière verte, rouge ou bleue qui indique si vous êtes autorisé à accéder aux installations de CME Group. Cet affichage sera uniquement visible par le personnel de sécurité de CME Group. Si votre température est supérieure à 100,4 degrés Fahrenheit/37,8 degrés Celsius, une lumière rouge s’affiche et vous pouvez être dirigé vers une zone privée pour être examiné par le personnel du Centre de soins CME. Le personnel du Centre de soins CME peut consigner les informations relatives à l’évaluation initiale.

Pour les Collaborateurs présentant une température supérieure à 100,4 degrés Fahrenheit/37,8 degrés Celsius, nous pouvons associer votre température à votre nom et à votre numéro d’identification/badge d’employé, et ne pas vous autoriser à accéder à l’installation. CME Group peut consigner des informations afin de maintenir à jour les dossiers professionnels des Collaborateurs qui se sont vus refuser l’accès de toute installation de CME Group.

Suivi des contacts

Si un Collaborateur effectue un test positif pour la COVID-19, nous utiliserons des méthodes de suivi des contacts pour identifier et informer les autres Collaborateurs qui auraient pu avoir été en contact avec celui-ci sur le lieu de travail. Nous pouvons utiliser les informations fournies dans le cadre du questionnaire de dépistage pour contacter le Collaborateur testé positif. Nous interrogeons le Collaborateur et examinerons les plans des bureaux et les registres d’activité des badges. De manière générale, nous ne révélerons pas l’identité de la personne contaminée à d’autres collègues ou visiteurs. Le traçage des contacts, en dehors des installations de CME Group, incombera aux autorités gouvernementales compétentes.

Réunions et communications

Afin de réaliser les mesures de réaction à la COVID-19 mentionnées dans la présente Déclaration de confidentialité, nous pouvons discuter avec vous de résultats spécifiques ou répondre à toutes les questions que vous nous posez. Par exemple, pour effectuer le suivi des contacts, nous pourrions avoir besoin que vous nous indiquiez les zones du lieu de travail où vous vous êtes rendu ou les collaborateurs avec lesquels vous avez eu des contacts. Ces communications peuvent être en personne, par téléphone ou par messagerie électronique. 

 Veuillez noter que nous pouvons utiliser des sites Web ou des applications pour réaliser toute mesure de réaction à la COVID-19 et recueillir toutes les données à caractère personnel mentionnées dans cette section. Le site Web ou l’application peut également recueillir certaines informations relatives à la façon dont vous avez accédé ou utilisé le site Web ou l’application, telles que votre adresse IP, l’identifiant de votre appareil ou d’autres identifiants persistants.

Nous pouvons également obtenir des informations auprès de tiers, tels que les laboratoires réalisant des tests COVID-19. Si vous communiquez vos données à caractère personnel à un tiers, celles-ci seront soumises à la politique de confidentialité de ce tiers.

Documentation des avantages

Afin de gérer les avantages offerts en réaction à la COVID-19, nous pouvons recueillir des données concernant votre santé ou celle des personnes de votre foyer lorsque la loi l’autorise. Le Service des ressources humaines de CME Group ou l’administrateur des congés externe peuvent demander une vérification des résultats de votre test COVID-19 ou de celui d’un membre de votre famille et/ou d’autres documents si nécessaire. Nous recueillerons ces informations directement auprès de vous. Vous trouverez de plus amples informations sur Mises à jour du Retour au bureau et de la COVID-19.

CME Group collectera des informations sur le statut vaccinal des Collaborateurs conformément aux lois en vigueur. CME Group collectera des données de vaccination afin de respecter les directives locales concernant les masques et la distanciation sociale, de gérer la Politique de congés payés (« PTO ») de CME Group dans le cadre de la COVID-19 et de respecter les directives de vaccination requises par les gouvernements et autres organismes de réglementation.

En général, nous ne partagerons les données à caractère personnel décrites dans la présente Déclaration de confidentialité avec des parties n’appartenant pas à CME Group (a) que lorsque cela est requis par la loi (par exemple, en cas d’obligation de déclaration aux autorités sanitaires locales), ou (b) auxquelles nous avons recours pour nous aider dans nos activités de réaction à la COVID-19, telles que nos prestataires de services, le personnel médical qui réalisera des prises de température ou conseillera les collaborateurs symptomatiques ou des fournisseurs d’applications qui collecteront les réponses au Questionnaire.

Au sein de CME Group, nous partagerons uniquement les données à caractère personnel décrites dans la présente Déclaration de confidentialité avec le personnel des RH de CME Group, de la Gestion de la continuité des activités de CME Group, de la Sécurité de CME Group et du Centre de soins CME Group et votre superviseur/responsable, si cela nécessaire pour nous permettre d’atteindre les objectifs décrits dans la présente Déclaration de confidentialité.  Votre superviseur/responsable et le personnel des services de CME Group répertoriés ci-dessus peuvent être dans l’obligation d’informer d’autres collaborateurs de votre situation. Votre statut vaccinal ne sera communiqué qu’à un nombre limité de membres du personnel du Centre de soins de CME Group et des RH de CME Group afin d’effectuer les activités décrites dans la présente déclaration et de respecter les exigences de déclaration telles qu’elles sont imposées par les gouvernements locaux et les autres organismes de réglementation.

Nous nous engageons à utiliser vos données à caractère personnel, y compris les données concernant votre santé résultant des activités décrites dans le présent avis, dans la mesure où cela est adapté, nécessaire et autorisé par le droit local en vigueur. Sauf indication contraire, nos bases légales pour le traitement des données à caractère personnel sont les suivantes :

• Pour répondre à nos intérêts légitimes, conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD UE/Royaume-Uni, par exemple pour répondre à notre besoin légitime d’évaluer votre aptitude à pénétrer dans nos installations afin de protéger votre santé et votre sécurité, celle de nos collaborateurs et autres visiteurs et pour communiquer avec vous. Notez que nos obligations en vertu de la législation sur la santé et la sécurité peuvent varier selon les régions dans lesquelles nous exerçons nos activités.
• Pour garantir notre conformité aux obligations en matière de santé et de sécurité de CME Group en vertu du droit du travail, en particulier les articles 6(1)(c) et 9(2)(b) du RGPD UE/Royaume-Uni.
• Pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique, conformément à l’article 9(2)(i) du RGPD de l’UE/du Royaume-Uni, nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel, y compris des données sensibles. 
• Les catégories spéciales de données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de la présente Déclaration sont les suivantes :
• Données sur la santé des Collaborateurs issues du Questionnaire, de réunions et de communications avec vous, de la gestion de la PTO dans le cadre de la COVID-19 et des prises de température.
• Données concernant la santé des membres de la famille des Collaborateurs fournies par les collaborateurs pour la gestion de laPolitique de congé de CME Group pour les aidants dans le cadre de la COVID-19

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à d’autres fins liées à votre emploi, par exemple dans le cadre de la tenue des registres des absences pour maladie ou autre absence, nous le faisons conformément à la Politique de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group.

Nous conserverons vos Demandes et vos réponses au Questionnaire, ainsi que les informations sur le statut vaccinal, aussi longtemps que nécessaire afin de remplir les objectifs décrits dans la présente Déclaration de confidentialité.

Nous conserverons votre relevé de température uniquement pendant le jour ouvrable au cours duquel nous l’avons obtenu.

Pour les autres données collectées dans le cadre de la présente Déclaration de confidentialité, CME Group conserve les informations personnelles pendant toute la durée de la relation commerciale, pendant la durée de la réaction de CME Group à la COVID-19 ou, le cas échéant, conformément aux politiques internes de gestion et de conservation des documents.

Afin de déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en considération le volume, la nature et le caractère sensible de ces données, le préjudice que pourrait causer leur utilisation ou divulgation non autorisée, les fins auxquelles nous les traitons, les autres moyens disponibles pour parvenir à ces fins, ainsi que les exigences légales applicables. Nous prendrons également en compte les exigences et les directives émises par les autorités sanitaires et les gouvernements concernés.

Les données à caractère personnel décrites dans la présente Déclaration de confidentialité sont conservées et effacées conformément aux politiques décrites dans la Politique de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group.

Dans la mesure où la législation locale en vigueur dans votre pays exige que nous obtenions votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel, veuillez noter qu’en participant aux mesures de réaction à la COVID-19, vous serez réputé(e) accepter le traitement défini dans la présente politique.

Pour toute question concernant la présente Déclaration de confidentialité ou la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, ou pour exercer vos droits, veuillez vous reporter aux coordonnées figurant dans la Déclaration de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group.