Déclaration de confidentialité des données des candidats de CME Group

À compter du 9 mars 2022

CME Group Inc. et chacune de ses filiales et sociétés affiliées (désignées collectivement « CME Group ») s’engagent à protéger vos données personnelles. L’objectif de la présente déclaration est d’expliquer à toutes les personnes qui déposent leur candidature en vue d’un recrutement auprès de CME Group (« Candidats », « vous », « votre », « vos ») comment CME Group traitera leurs données à caractère personnel Le traitement en question implique la collecte, le stockage, la modification, l’accès ou la destruction de données personnelles et peut être réalisé de manière manuelle ou automatique.

Les données personnelles, ou données à caractère personnel, désignent toute information vous concernant ou tout ce qui permet de vous identifier. Les données anonymes en sont donc exclues.

Si vous acceptez un emploi chez, ou êtes recruté(e) d’une manière ou d’une autre par CME Group, nous serons amenés à collecter des données complémentaires sur vous et à les traiter à d’autres fins, ce qui sera encadré par la Déclaration de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group Inc., à laquelle vous aurez accès dès que vous aurez reçu votre promesse d’embauche.

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Nous pouvons collecter, stocker et utiliser les catégories de données à caractère personnel présentées ci-dessous, tant que cela reste adapté, nécessaire et autorisé par le droit local en vigueur :

• Données qui permettent de vous identifier
  Nom, date de naissance, signature, numéro de passeport, de visa, de permis de conduire, d’identification délivré par l’État ou de plaque d’immatriculation
• Coordonnées personnelles
  Adresse, numéros de téléphone et adresse e-mail personnelle
• Données démographiques ou renseignements confidentiels
  Sexe, situation de famille, nationalité, lieu de résidence ou domicile et statut migratoire
• Informations professionnelles sur vos emplois passés ou actuels
  Poste, lieu de travail, horaires, jours travaillés, missions, biographie professionnelle, compétences, intérêts, affiliations professionnelles, expérience et justificatifs de conformité/formations
• Informations nécessaires au recrutement
  Copies du permis de travail, références, données de candidature, conclusions des vérifications d’antécédents (le cas échéant), formation et niveau, qualifications, date de début proposée, dates de congés annuels pré-enregistrées, prétentions salariales et autres informations présentées dans le CV ou dans la lettre de motivation ou fournies lors de l’entretien, de l’évaluation ou lors de toute autre étape du processus de recrutement
• État de votre candidature
  Réponse à votre demande d’emploi et raisons, le cas échéant, d’un retrait de votre candidature
• Données financières
  Régime fiscal, dépenses
• Correspondance
  Messages écrits par vous ou sur vous
• Informations relatives à votre activité sur internet ou sur d’autres réseaux électroniques
  Détails sur votre utilisation de certaines ressources ou données relatives aux interactions que vous avez avec des segments de notre réseau
• Informations sur les tests d’aptitude
  Tests psychométriques, attitude, prédispositions, capacités ou aptitudes
• Informations audio, électroniques, visuelles ou similaires
  Photos professionnelles, photos prises sur le lieu de travail ou lors d’événements de recrutement, images de vidéo surveillance

En outre, nous pouvons également collecter les catégories suivantes de données à caractère personnel vous concernant, dans de très rares cas et conformément aux lois en vigueur, qui peuvent être de nature sensible :

• Renseignements sensibles
  Nationalité, race ou ethnie, croyances religieuses et appartenance syndicale, uniquement si cela est requis par la loi applicable ou si vous fournissez ces détails volontairement
• Données relatives à d’éventuelles condamnations ou infractions pénales, vos antécédents judiciaires exigés lors du processus de recrutement permettent de déterminer si votre profil est adapté au poste.
• Identifiants biométriques, empreintes digitales (le cas échéant).
• Informations médicales sur toute pathologie chronique ou sur un éventuel handicap, résultats de tests de drogue ou d’alcoolémie (le cas échéant)

Si nous recueillons vos données à caractère personnel en dehors du champ d’application ci-dessus ou à des fins autres que celles mentionnées dans le présent avis, nous vous le communiquerons.

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Quand cela est adapté, nécessaire et autorisé par le droit local en vigueur :

• Outre les données à caractère personnel que vous nous fournissez directement (en déposant une candidature en ligne, en participant à un entretien, en passant un test, en nous envoyant un e-mail ou en nous téléphonant), nous pouvons collecter des informations supplémentaires sur vous en passant par des tiers (cabinets de recrutement, anciens employeurs, références, sites de recherche d’emploi, agences de vérification d’antécédents ou d’évaluation de solvabilité, organismes publics, établissements d’enseignement supérieur et autres sources connexes) ;
• Nous pouvons également collecter des informations de profil accessibles au public sur les sites de certaines entreprises, les portails de trading en ligne, les réseaux sociaux (LinkedIn), ou les informations générées par nos recherches en ligne ; et
• Nous collectons aussi ces informations de manière automatique (lorsque vous interagissez avec certains segments de notre réseau par exemple).

Vous pouvez ne pas être tenu(e) de fournir certaines des informations demandées, surtout si elles sont facultatives. En revanche, celles qui sont nécessaires aux fins décrites dans notre déclaration sont obligatoires et si vous ne les fournissez pas, nous nous réservons le droit de ne pas traiter votre candidature. Si nous demandons des références pour le poste auquel vous postulez et que vous n’en donnez aucune, votre candidature pourrait ne pas être traitée.

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En vertu de la présente déclaration, CME Group classe les enfants dans la catégorie des personnes de moins de 18 ans. Nous autorisons les enfants à accéder à nos locaux dans le cadre d’un stage d’observation ou pour leur permettre d’acquérir une certaine expérience professionnelle, en plus des bourses d’études que nous leur proposons ponctuellement. Par conséquent, leurs données personnelles (nom, coordonnées, identité des parents ou du responsable légal, expérience professionnelle ou toute information sensible) peuvent être collectées, traitées et partagées afin d’évaluer leur profil et de leur délivrer les autorisations dont ils ont besoin pour accéder aux sites de CME Group. 

Pour les enfants résidant en RPC et âgés de moins de 14 ans, nous traitons leurs informations personnelles (le cas échéant) sur la base du consentement explicite de leur parent ou tuteur.

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Nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Pour vérifier votre identité, votre éligibilité au poste ou pour nous assurer que vous êtes habileté à travailler dans le pays où nous proposons de vous employer.
• Pour vérifier vos antécédents professionnels, vos qualifications, votre expérience et vos références.
• Pour effectuer une sélection et un éventuel recrutement, en nous appuyant sur les données recueillies lors d’un entretien, d’une évaluation ou d’une présélection, pour déterminer si vous correspondez à une offre d’emploi ou si vous pouvez bénéficier de certains avantages.
• Pour échanger avec vous sur le processus de recrutement.
• Pour vous envoyer des informations périodiques personnalisées sur les opportunités d’emploi ouvertes dans votre domaine d’expertise, sur ce qui se passe dans l’entreprise, ainsi que sur vos centres d’intérêt (si vous rejoignez Talent Network).
• Pour veiller au respect de notre politique d’égalité des chances et effectuer les déclarations exigées par certaines juridictions.
• Pour constater, défendre ou exercer nos droits.
• Pour suivre et, éventuellement, améliorer le processus de recrutement, notamment en collectant des données sur les grandes tendances qui s’en dégagent.
• Pour prendre une décision finale sur votre recrutement.
• Pour définir les modalités de votre éventuel contrat de travail.
• Pour mieux administrer l’entreprise (tenue de registres, audit, etc.), préparer des documents contractuels et non contractuels (le cas échéant) avant le recrutement, et gérer les accès aux systèmes et bâtiments.
• Pour prévenir des fraudes.
• Pour veiller au respect du « Senior Managers and Certification Regime » de la Financial Conduct Authority britannique.

À condition que cela soit adapté, nécessaire et autorisé par le droit local en vigueur, les autres raisons pour lesquelles nous pouvons être amenés à traiter des catégories particulières de données à caractère personnel sont les suivantes :

• Collecte de données relatives à votre race, origine ethnique, nationalité et à vos croyances religieuses pour garantir le suivi et le respect de notre obligation de déclaration en matière d’égalité des chances.
• Collecte d’informations sur vos éventuelles appartenances syndicales pour veiller au respect de vos droits syndicaux.
• Collecte et traitement d’empreintes digitales pour remplir, quand c’est nécessaire, nos obligations vis-à-vis de la FINRA ou pour autoriser l’accès à nos sites et systèmes sécurisés de Chicago ou New York. Avant de collecter vos données biométriques (empreintes digitales à des fins de vérifications d’antécédents par exemple), nous vous remettrons un exemplaire de notre Déclaration de sécurisation des données biométriques.
• Collecte de données sur votre état de santé ou sur un éventuel handicap pour assurer votre sécurité au travail, évaluer votre aptitude à travailler et effectuer divers aménagements sur votre espace de travail lorsque votre candidature est retenue.

Pour certains postes, nous sommes légalement tenus d’entreprendre des vérifications de vos antécédents judiciaires et nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles dans ce cadre, car leur traitement est nécessaire à la conformité à une exigence réglementaire qui nous contraint de prendre des mesures afin de déterminer si vous avez commis des actes illégaux ou si vous avez été impliqués dans des pratiques malhonnêtes, des fraudes ou d’autres comportements abusifs. Dans toutes autres circonstances, nous ne collecterons et ne traiterons que les données relatives au dossier judiciaire et seulement avec votre consentement explicite et conformément aux lois en vigueur.

Sous réserve de ce qui précède, nous ne procéderons à des vérifications d’antécédents judiciaires que si votre recrutement aboutit et si nous vous offrons un poste au sein de CME Group. Dans un tel cas, notre offre est valable sous réserve que ces antécédents ainsi vérifiés s’avèrent satisfaisants.

Quelles utilisations faisons-nous des données relatives aux personnes à votre charge ?

Sous réserve du droit applicable, nous pouvons être amenés à collecter des données personnelles relatives aux personnes à charge afin de nous conformer à la législation sur le droit des étrangers et de leur offrir les avantages qui découlent de vos droits sociaux.

Nous pouvons être amenés à partager des données personnelles relatives aux personnes à votre charge ou à les envoyer aux autorités gouvernementales lorsque la loi nous l’impose. Toutefois, ces informations seront toujours traitées d’une manière qui respecte la présente Déclaration de confidentialité et le droit applicable.

Automatisation des décisions

L’automatisation des décisions a lieu lorsqu’un système électronique utilise des données à caractère personnel pour prendre des décisions, sans aucune intervention humaine.

Les décisions cependant ayant un impact significatif sur vous ne seront jamais prises de manière automatisée.

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Nous pouvons être amenés à partager vos données avec les entités de CME Group, ses prestataires de services ou avec d’autres tiers. Nous exigeons de l’entité destinataire qu’elle assure la sécurité de vos données et qu’elle les traite selon nos instructions et conformément à la loi. Nous avons conclu des accords avec ces tiers externes qui traitent vos données à caractère personnel afin de garantir leur conformité aux lois en vigueur sur la protection des données. Nous pouvons partager vos données personnelles avec les entités suivantes :

• CME Group : nous pouvons partager vos informations personnelles avec différentes entités de CME Group, afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise, ou afin d’effectuer des réservations de voyages et d’hôtel.
• Prestataires de services : nous pouvons partager vos données personnelles avec les prestataires de services que nous mandatons pour nous aider lors du processus de recrutement. Ces prestataires de services peuvent être des fournisseurs de services informatiques ou des agents qui assurent la maintenance de nos systèmes, des hébergeurs de systèmes ou de données, des agences de communication, de vérification d’antécédents et d’évaluation en ligne, des cabinets de recrutement ou chasseurs de têtes, des sociétés de tenue de registres, des comptables, des auditeurs et autres conseillers professionnels.
• Transactions de l’entreprise : nous partagerons vos données personnelles dans la limite du raisonnablement nécessaire pour évaluer, négocier ou réaliser une fusion, réorganisation, acquisition, vente, liquidation ou cession d’une partie ou de la totalité de nos actifs.
• Tiers lorsque la loi le requiert : nous partagerons vos données personnelles afin de nous conformer aux lois auxquelles nous sommes soumis. Par exemple, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles dans le cadre d’une ordonnance, d’une citation à comparaître ou de toute autre demande valide des autorités.
• Tiers à d’autres fins : nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec tout tiers dès lors que cela est nécessaire pour protéger nos droits, afin de détecter, prévenir ou de réagir à une fraude, une violation de propriété intellectuelle ou à d’autres actes illégaux, ou pour protéger nos biens corporels et incorporels ou ceux des parties auxquelles nous sommes liés.
• Organismes de réglementation et autorités gouvernementales : nous pouvons également être amenés à partager vos données personnelles avec un organisme de réglementation afin de nous conformer à la loi. Cela peut inclure la divulgation aux organismes de réglementation (Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni, Health & Safety Executive et CFTC des États-Unis) et à nos actionnaires.

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Nous traitons les données collectées dans tous les pays où CME Group est implanté, conformément aux lois en vigueur. Dans certains cas, vos données peuvent être transférées, stockées et traitées dans un pays dont les normes en matière de protection de données sont moins rigoureuses que celles en vigueur au sein l’Union européenne par exemple. Lorsque nous effectuons de tels transferts, nous nous appuyons sur votre consentement explicite (tel que requis par les lois en vigueur) et/ou mettons en place des garanties appropriées (y compris, sans s’y limiter, la signature de clauses contractuelles standard) conformément aux exigences légales applicables. Les données stockées hors de votre pays d’origine peuvent être consultées par le gouvernement ou les agences gouvernementales dudit pays sur présentation d’une ordonnance légale. Pour plus d’informations sur les garanties appropriées mises en place ou pour en demander une copie, veuillez nous contacter à l’adresse : privacy@cmegroup.com.

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Nous conservons vos données personnelles tant qu’elles sont nécessaires à la réalisation des fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité, sauf si une période de conservation plus longue est requise par le droit applicable ou nécessaire pour protéger nos droits.

Si le recrutement aboutit, les informations seront conservées et leur utilisation sera encadrée par la Déclaration de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group [à laquelle vous aurez accès avant que votre contrat de travail ne prenne effet].

Si le recrutement n’aboutit pas, nous pouvons également être amenés à conserver et traiter vos données à caractère personnel pour déterminer si votre profil convient à d’autres postes ou missions au sein de l’organisation, uniquement avec votre consentement et lorsque le droit en vigueur le permet. Nous pouvons aussi conserver vos données pour régler un possible litige sur la procédure de recrutement. Elles seront éventuellement supprimées, conformément à notre politique de conservation des données et au droit local.

Afin de déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en considération le volume, la nature et le caractère sensible de ces données, le préjudice que pourrait causer leur utilisation ou divulgation non autorisée, les fins auxquelles nous les traitons, les autres moyens disponibles pour parvenir à ces fins, ainsi que les exigences légales applicables.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à anonymiser vos données, afin qu’elles ne soient plus associées à votre personne. Dans ce cas, nous n’aurons plus besoin de votre autorisation, car l’anonymat leur retire leur caractère personnel.

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Nous avons mis en place des systèmes de sécurité techniques, administratifs et physiques pour protéger les données que nous collectons ou recevons contre d’éventuelles pertes ou contre des accès, utilisations, modifications et divulgations non autorisés. Veuillez noter que, malgré nos efforts permanents, aucune de nos mesures de sécurité n’est parfaite ou infaillible. Par ailleurs, nous ne sommes pas responsables de la sécurité des informations que vous transmettez sur des réseaux qui échappent à notre contrôle, internet et réseaux sans fil notamment.

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En fonction du droit local, vous pouvez disposer de droits supplémentaires sur vos données personnelles. Par exemple, les résidents de l’Union européenne et d’autres pays peuvent avoir le droit : d’accéder à leurs données personnelles, de corriger et de demander la suppression de ces données, de restreindre l’utilisation que nous en faisons ou de s’opposer à certaines formes d’utilisation, de demander qu’elles leur soient envoyées sous un format électronique exploitable, de les transmettre à des tiers (droit à la portabilité des données), de porter plainte auprès d’une autorité locale de protection de données ou d’exiger que les données ne soient plus utilisées ou divulguées. Pour toute question sur vos droits éventuels, veuillez nous contacter en utilisant les moyens spécifiés à la Section 12.

Si vous résidez en Californie, vous jouissez de certains droits concernant vos données personnelles, notamment le droit d’y accéder et le droit de refuser leur partage dans certaines circonstances. Pour exercer ces droits, vous devez nous soumettre votre demande par écrit à l’adresse privacy@cmegroup.com ou par téléphone au +1 866 716 7274.

Veuillez noter qu’avant d’exercer le moindre droit, nous pouvons vous demander de fournir des données supplémentaires pour confirmer votre identité.

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Nous nous engageons à n’utiliser vos données à caractère personnel que lorsque cela est adapté, nécessaire et autorisé par le droit local en vigueur. Pour les cas où les intérêts légitimes de notre entreprise sont en jeu, nous avons réalisé une évaluation comparant vos droits aux nôtres afin de garantir que vos intérêts à protéger vos données ne priment pas sur les nôtres.

En vertu du droit local, les bases légales des différents objectifs exposés dans la présente déclaration sont :

* Si vous êtes en République populaire de Chine (« RPC », aux fins de la présente Déclaration de confidentialité des données des collaborateurs de CME Group, à l’exception de la RAS de Hong Kong, de la RAS de Macao et de Taïwan), nous traitons vos informations personnelles sur la base du consentement explicite que vous nous avez donné concernant la présente Déclaration et sur toute autre base légale autorisée par les lois chinoises sur la confidentialité des données (et non sur la base d’intérêts légitimes).

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Oui. Nous pouvons mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité à tout moment. En cas de changement important, nous vous fournirons un exemplaire actualisé de la présente Déclaration aussi rapidement que possible. Sa version actuelle peut toutefois être consultée sur notre Page dédiée à la confidentialité.

Nous pouvons employer d’autres moyens de communication pour vous informer sur le traitement de vos données à caractère personnel.

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Si vous ne fournissez pas certaines données lorsque cela est requis, nous nous réservons le droit de ne pas exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous (paiements ou prestations sociales par exemple). Cela peut aussi nous empêcher de tenir nos obligations légales, comme garantir la santé et la sécurité de nos employés.

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Pour toute question concernant notre déclaration de confidentialité ou la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, ou pour exercer vos droits, veuillez contacter le service de Conformité en matière de confidentialité à l’adresse : privacy@cmegroup.com.

CME Group, Inc.
20 S Wacker Drive
Chicago, IL 60606
+1 312 930 1000
+1 866 716 7274 (États-Unis uniquement)
privacy@cmegroup.com

Aux fins de la protection des données dans l’UE/l’EEE, à Singapour ou en Inde :

• Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l’entreprise qui vous emploie ou vous engage. Cette entité est chargée de déterminer les modalités de détention et d’utilisation de vos données personnelles. La liste complète des responsables du traitement au sein de CME Group est disponible ici. Par ailleurs, CME Group Inc. (notre société mère américaine) est également co-responsable du traitement des données. La présente Déclaration de confidentialité s’applique à CME Group, mais aussi à Chicago Mercantile Exchange Inc.
• CME Group a désigné un Délégué à la protection des données qui est joignable à l’adresse privacy@cmegroup.com
• CME Group Inc., CME Mercantile Exchange Inc. et les entités hors UE/EEE susmentionnées ont désigné CME Operations Limited comme représentant au sein de l’UE/EEE.

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